¿Existe un formato oficial de registro de jornada?
No. En ninguno de los países cuya normativa hemos verificado existe un formato de archivo obligatorio. Lo decimos aunque no nos convenga comercialmente, porque es una de las cosas que más se exageran al vender software de fichaje.
Lo que no existe
No hay un «PDF de Inspección» oficial en España, ni un «Excel Arbeitszeit» oficial en Alemania, ni una plantilla que la autoridad laboral publique y haya que rellenar. Si un proveedor presenta su informe como el formato exigido por la ley, o está usando un nombre comercial propio como si fuera un estándar, o directamente no lo ha comprobado.
Los nombres tipo «informe para la Inspección» son etiquetas de plantilla del propio programa. Son útiles —ayudan a saber qué vas a descargar— pero no son categorías legales.
Lo que sí exige la ley
Las normas que hemos revisado coinciden en tres cosas, y ninguna es un formato:
- Que el registro sea fiable e íntegro, y que no se pueda manipular después sin dejar rastro.
- Que esté accesible de forma inmediata para la autoridad laboral —ITSS en España, ACT en Portugal, DREETS en Francia, Zoll en Alemania—, para las personas trabajadoras y para sus representantes.
- Que se conserve el plazo exigido en cada país, que va de uno a diez años según dónde estés.
Un PDF legible o un CSV cumplen perfectamente. Lo que marca la diferencia no es la extensión del archivo, es si el contenido resiste que alguien lo ponga en duda.
Entonces, ¿en qué fijarse al elegir?
Que no se pueda editar hacia atrás
Es lo importante. Si el administrador puede abrir un fichaje de hace tres semanas y cambiar la hora sin que quede rastro, ese registro vale poco como prueba, por muy bonito que salga el informe. Un buen sistema no borra ni sobrescribe: añade la corrección junto al original, con el motivo y con quién la aprobó.
Que la hora no dependa del móvil
Si el reloj del teléfono se puede atrasar y el registro se lo cree, el sistema es fácil de burlar. Que sea el servidor quien selle la hora al recibir el fichaje cambia bastante el asunto.
Que puedas llevarte tus datos
La obligación de conservar es tuya, no del proveedor. Comprueba que puedes descargar el histórico completo cuando quieras, y que ese archivo sigue siendo comprobable fuera de la plataforma. Si para demostrar que un registro es auténtico hace falta que el proveedor siga existiendo y conteste al teléfono, no te has llevado la prueba: te has llevado una copia.
Que funcione sin cobertura
Un almacén sin señal, una obra, un sótano. Si la app necesita internet para fichar, va a fallar justo cuando haga falta, y los huecos en el registro los tendrás que explicar tú.
Fuentes oficiales
Lo que aquí se afirma —que ninguna de las normas revisadas impone un formato de archivo— se comprueba leyendo esas normas. Los enlaces a los boletines y portales oficiales de cada país están en la página de cada uno.
Cómo lo resuelve Puntual
Los fichajes no se editan nunca: se encadenan con una huella criptográfica, de modo que alterar uno rompe la cadena y se nota. La exportación incluye un anexo con esas huellas, así que cualquiera puede comprobar por su cuenta que los datos no se han tocado, sin depender de nosotros ni de ninguna clave. Y se ficha sin conexión: primero en el dispositivo, y se sincroniza cuando vuelve la red.
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