Cuánto hay que conservar el registro de jornada en cada país de la UE

No hay una cifra europea única. Va de un año en Francia a diez en Polonia, y en algunos países el plazo ni siquiera se cuenta desde la misma fecha. Si tienes gente en más de un país, esto importa.

Los plazos, país por país

«Sin plazo legal» quiere decir que la ley obliga a registrar la jornada pero no dice cuánto tiempo hay que guardar el registro. Eso no libera de conservarlo: lo decide la empresa, a ser posible con un asesor del país, y la custodia sigue siendo suya. Bulgaria, Malta y Chipre no aparecen porque no hemos encontrado, con una fuente fiable, una obligación general de registro diario.

Cuatro trampas fáciles de pasar por alto

1. En Francia, el año no es lo que parece

Circula mucho la cifra de tres años para Francia. El plazo del art. D3171-16 para los documentos de cómputo del tiempo de trabajo es de un año. Los tres años corresponden a otra cosa: la prescripción de las reclamaciones salariales y las convenciones forfait-jours. Guardar tres años es prudente; decir que la ley de registro los exige, no es exacto.

2. En Italia y Polonia el reloj empieza más tarde

En Italia los cinco años se cuentan desde la última anotación, y en Polonia los diez desde el fin del año natural en que acabó el empleo. En la práctica, los registros de una persona con muchos años de antigüedad hay que conservarlos bastante más tiempo del que sugiere la cifra suelta.

3. Portugal exige las pausas; Alemania no

El art. 202 portugués pide que el registro incluya las horas de inicio y fin y las pausas. En Alemania, el MiLoG no obliga a registrar las pausas: la pausa de 30 minutos a partir de seis horas, y de 45 a partir de nueve, viene del ArbZG, que es una norma de descanso, no de registro. Se confunden a menudo.

4. Bélgica todavía no obliga (pero le queda poco)

Hoy en Bélgica el registro horario solo es obligatorio en supuestos concretos, como el trabajo a tiempo parcial. La obligación general para todos los empleadores entra en vigor el 1 de enero de 2027. Si operas allí, es el momento de prepararlo con calma en lugar de correr en diciembre.

Dónde no basta con un registro interno

Hay países donde llevar un buen registro propio no te pone al día, porque la obligación es entregar los datos a un sistema del Estado. Conviene saberlo antes de contratar cualquier herramienta:

• Grecia. La ley 4808/2021 implanta la tarjeta digital de trabajo: hay que transmitir la jornada en tiempo real al sistema estatal ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Un registro interno, por bueno que sea, no sustituye esa transmisión. Puntual no se vende en Grecia justamente por esto.
• Italia. El Libro Unico del Lavoro no es solo horas: incluye retribución y seguridad social, y lo lleva normalmente el consulente del lavoro. Una app de fichaje aporta las horas que alimentan el LUL, no el LUL en sí.
• España. El real decreto en tramitación prevé que la Inspección pueda consultar los registros en remoto. No está publicado en el BOE, así que hoy no es exigible; pero si eliges herramienta ahora, mejor una que ya vaya en esa dirección.

Lo que esto significa en la práctica

La obligación de conservar es de la empresa empleadora, no del proveedor del software. Da igual lo que prometa una herramienta: si mañana desaparece, el que responde ante la Inspección eres tú.

Fuentes oficiales

Cada plazo de la tabla sale de la norma citada. En la página de cada país tienes el enlace a su boletín o portal legislativo oficial, para que puedas comprobarlo por tu cuenta en lugar de fiarte de nosotros.

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