Ewidencja czasu pracy w UE, kraj po kraju
Nie ma jednej europejskiej liczby. Zakres sięga od roku we Francji do dziesięciu lat w Polsce, a w niektórych krajach termin nie zaczyna nawet biec od tej samej daty. Jeśli zatrudniasz ludzi w więcej niż jednym kraju, to ma znaczenie.
Terminy, kraj po kraju
| Kraj | Przechowywanie | Podstawa |
|---|---|---|
| Hiszpania | 4 lata przechowywania | RD-ley 8/2019, art. 34.9 ET |
| Niemcy | 2 lata przechowywania | MiLoG, § 17.2 |
| Francja | 1 rok przechowywania | Code du travail, art. D3171-16 |
| Włochy | 5 lat przechowywania | Libro Unico del Lavoro |
| Portugalia | 5 lat przechowywania | Código do Trabalho, art. 202 |
| Polska | 10 lat przechowywania | Kodeks pracy |
| Austria | 1 rok przechowywania | AZG, § 26 |
| Belgia | 5 lat przechowywania | Konto indywidualne · ogólnie od 2027 |
| Dania | 5 lat przechowywania | Arbejdstidsloven |
| Chorwacja | 6 lat przechowywania | Pravilnik NN 55/2024 |
| Finlandia | 2 lata przechowywania | Työaikalaki, § 32 |
| Holandia | 1 rok przechowywania | Arbeidstijdenbesluit, art. 3.2:1 |
| Szwecja | 3 lata przechowywania | Arbetstidslagen |
| Irlandia | 3 lata przechowywania | Organisation of Working Time Act 1997, s. 25 |
| Słowenia | Przechowywanie bezterminowe | ZEPDSV, 19. člen |
| Czechy | Brak ustawowego terminu | Zákoník práce, § 96 |
| Słowacja | Brak ustawowego terminu | Zákonník práce, § 99 |
| Węgry | Brak ustawowego terminu | Mt. 134. § |
| Luksemburg | Brak ustawowego terminu | Code du travail, art. L. 211-29 |
| Rumunia | Brak ustawowego terminu | Codul muncii, art. 119 |
| Estonia | Brak ustawowego terminu | Töölepingu seadus, § 28 |
| Łotwa | Brak ustawowego terminu | Darba likums, 137. pants |
| Litwa | Brak ustawowego terminu | Darbo kodeksas, 120 str. |
Cztery pułapki, które łatwo przeoczyć
1. We Francji rok nie jest tym, czym się wydaje
Często powtarza się liczbę trzech lat dla Francji. Termin z art. D3171-16 dla dokumentów rozliczenia czasu pracy wynosi rok. Trzy lata dotyczą czegoś innego: przedawnienia roszczeń płacowych i umów forfait-jours. Przechowywanie przez trzy lata jest rozsądne; twierdzenie, że wymaga tego przepis o ewidencji, jest nieścisłe.
2. We Włoszech i w Polsce zegar rusza później
We Włoszech pięć lat liczy się od ostatniego wpisu, a w Polsce dziesięć od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. W praktyce dokumentację osoby z długim stażem trzeba przechowywać znacznie dłużej, niż sugeruje sama liczba.
3. Portugalia wymaga przerw, Niemcy nie
Portugalski art. 202 wymaga, aby ewidencja obejmowała godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz przerwy. W Niemczech MiLoG nie nakazuje rejestrowania przerw: przerwa 30 minut powyżej sześciu godzin i 45 minut powyżej dziewięciu wynika z ArbZG, który jest przepisem o odpoczynku, a nie o ewidencji. Bardzo często się to myli.
4. Belgia jeszcze nie wymaga (ale niewiele brakuje)
Dziś w Belgii ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa tylko w określonych przypadkach, na przykład przy pracy w niepełnym wymiarze. Obowiązek powszechny dla wszystkich pracodawców wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r. Jeśli tam działasz, to moment, by przygotować się spokojnie, zamiast biec w grudniu.
Gdzie własna ewidencja nie wystarczy
Są kraje, w których prowadzenie dobrej własnej ewidencji nie załatwia sprawy, bo obowiązek polega na przekazywaniu danych do systemu państwowego. Warto o tym wiedzieć przed zakupem jakiegokolwiek narzędzia:
- Grecja. Ustawa 4808/2021 wprowadza cyfrową kartę pracy: czas pracy trzeba przesyłać w czasie rzeczywistym do państwowego systemu ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Wewnętrzna ewidencja, choćby najlepsza, nie zastępuje tego przesyłania. Puntual nie jest sprzedawany w Grecji właśnie z tego powodu.
- Włochy. Libro Unico del Lavoro to nie tylko godziny: obejmuje wynagrodzenia i ubezpieczenia społeczne, a prowadzi go zwykle consulente del lavoro. Aplikacja do rejestracji czasu dostarcza godzin zasilających LUL, a nie samego LUL.
- Hiszpania. Przygotowywany dekret przewiduje, że inspekcja pracy będzie mogła przeglądać ewidencję zdalnie. Nie został opublikowany w dzienniku urzędowym, więc dziś nie obowiązuje; jeśli jednak wybierasz narzędzie teraz, lepiej takie, które już idzie w tym kierunku.
Co to oznacza w praktyce
Obowiązek przechowywania spoczywa na pracodawcy, nie na dostawcy oprogramowania. Nieważne, co obiecuje narzędzie: jeśli jutro zniknie, przed inspekcją odpowiadasz ty.