La registrazione dell’orario nell’UE, paese per paese
Non esiste una cifra europea unica. Si va da un anno in Francia a dieci in Polonia, e in alcuni paesi il termine non decorre nemmeno dalla stessa data. Se hai personale in più di un paese, questo conta.
I termini, paese per paese
| Paese | Conservazione | Riferimento |
|---|---|---|
| Spagna | 4 anni di conservazione | RD-ley 8/2019, art. 34.9 ET |
| Germania | 2 anni di conservazione | MiLoG, § 17.2 |
| Francia | 1 anno di conservazione | Code du travail, art. D3171-16 |
| Italia | 5 anni di conservazione | Libro Unico del Lavoro |
| Portogallo | 5 anni di conservazione | Código do Trabalho, art. 202 |
| Polonia | 10 anni di conservazione | Kodeks pracy |
| Austria | 1 anno di conservazione | AZG, § 26 |
| Belgio | 5 anni di conservazione | Conto individuale · generale dal 2027 |
| Danimarca | 5 anni di conservazione | Arbejdstidsloven |
| Croazia | 6 anni di conservazione | Pravilnik NN 55/2024 |
| Finlandia | 2 anni di conservazione | Työaikalaki, § 32 |
| Paesi Bassi | 1 anno di conservazione | Arbeidstijdenbesluit, art. 3.2:1 |
| Svezia | 3 anni di conservazione | Arbetstidslagen |
| Irlanda | 3 anni di conservazione | Organisation of Working Time Act 1997, s. 25 |
| Slovenia | Conservazione permanente | ZEPDSV, 19. člen |
| Cechia | Nessun termine legale | Zákoník práce, § 96 |
| Slovacchia | Nessun termine legale | Zákonník práce, § 99 |
| Ungheria | Nessun termine legale | Mt. 134. § |
| Lussemburgo | Nessun termine legale | Code du travail, art. L. 211-29 |
| Romania | Nessun termine legale | Codul muncii, art. 119 |
| Estonia | Nessun termine legale | Töölepingu seadus, § 28 |
| Lettonia | Nessun termine legale | Darba likums, 137. pants |
| Lituania | Nessun termine legale | Darbo kodeksas, 120 str. |
Quattro trappole facili da non vedere
1. In Francia l’anno non è quello che sembra
Circola molto la cifra di tre anni per la Francia. Il termine dell’art. D3171-16 per i documenti di computo è di un anno. I tre anni riguardano altro: la prescrizione delle rivendicazioni retributive e le convenzioni forfait-jours. Conservare tre anni è prudente; dire che la norma sulla registrazione lo impone non è esatto.
2. In Italia e in Polonia l’orologio parte più tardi
In Italia i cinque anni decorrono dall’ultima registrazione, in Polonia i dieci dalla fine dell’anno solare in cui è cessato il rapporto di lavoro. In pratica, i dati di una persona con molta anzianità vanno conservati parecchio più a lungo di quanto suggerisca la cifra isolata.
3. Il Portogallo esige le pause, la Germania no
L’art. 202 portoghese chiede che la registrazione includa gli orari di inizio e fine e le pause. In Germania il MiLoG non obbliga a registrare le pause: la pausa di 30 minuti oltre le sei ore, e di 45 oltre le nove, viene dall’ArbZG, che è una norma sul riposo, non sulla registrazione. Si confondono spesso.
4. Il Belgio non obbliga ancora (ma manca poco)
Oggi in Belgio la registrazione dell’orario è obbligatoria solo in casi specifici, come il part-time. L’obbligo generale per tutti i datori di lavoro entra in vigore il 1º gennaio 2027. Se operi lì, è il momento di prepararlo con calma invece di correre a dicembre.
Dove una registrazione interna non basta
Ci sono paesi in cui tenere una buona registrazione propria non ti mette in regola, perché l’obbligo è trasmettere i dati a un sistema dello Stato. Conviene saperlo prima di acquistare qualsiasi strumento:
- Grecia. La legge 4808/2021 introduce la tessera digitale del lavoro: l’orario va trasmesso in tempo reale al sistema statale ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Una registrazione interna, per quanto buona, non sostituisce quella trasmissione. Puntual non si vende in Grecia proprio per questo.
- Italia. Il Libro Unico del Lavoro non è solo ore: comprende retribuzione e previdenza, e di norma lo tiene il consulente del lavoro. Un’app di timbratura fornisce le ore che alimentano il LUL, non il LUL in sé.
- Spagna. Un decreto in preparazione prevede che l’ispettorato possa consultare le registrazioni da remoto. Non è pubblicato in gazzetta e quindi oggi non è esigibile; ma se scegli uno strumento adesso, meglio uno che vada già in quella direzione.
Che cosa significa in pratica
L’obbligo di conservare è del datore di lavoro, non del fornitore del software. Non conta che cosa promette uno strumento: se domani sparisce, davanti all’ispettorato rispondi tu.