Le décompte du temps de travail dans l’UE, pays par pays
Il n’existe pas de chiffre européen unique. Cela va d’un an en France à dix en Pologne, et dans certains pays le délai ne court même pas à partir de la même date. Si vous avez du personnel dans plusieurs pays, cela compte.
Les délais, pays par pays
| Pays | Conservation | Fondement |
|---|---|---|
| Espagne | 4 ans de conservation | RD-ley 8/2019, art. 34.9 ET |
| Allemagne | 2 ans de conservation | MiLoG, § 17.2 |
| France | 1 an de conservation | Code du travail, art. D3171-16 |
| Italie | 5 ans de conservation | Libro Unico del Lavoro |
| Portugal | 5 ans de conservation | Código do Trabalho, art. 202 |
| Pologne | 10 ans de conservation | Kodeks pracy |
| Autriche | 1 an de conservation | AZG, § 26 |
| Belgique | 5 ans de conservation | Compte individuel · général dès 2027 |
| Danemark | 5 ans de conservation | Arbejdstidsloven |
| Croatie | 6 ans de conservation | Pravilnik NN 55/2024 |
| Finlande | 2 ans de conservation | Työaikalaki, § 32 |
| Pays-Bas | 1 an de conservation | Arbeidstijdenbesluit, art. 3.2:1 |
| Suède | 3 ans de conservation | Arbetstidslagen |
| Irlande | 3 ans de conservation | Organisation of Working Time Act 1997, s. 25 |
| Slovénie | Conservation permanente | ZEPDSV, 19. člen |
| Tchéquie | Aucune durée légale | Zákoník práce, § 96 |
| Slovaquie | Aucune durée légale | Zákonník práce, § 99 |
| Hongrie | Aucune durée légale | Mt. 134. § |
| Luxembourg | Aucune durée légale | Code du travail, art. L. 211-29 |
| Roumanie | Aucune durée légale | Codul muncii, art. 119 |
| Estonie | Aucune durée légale | Töölepingu seadus, § 28 |
| Lettonie | Aucune durée légale | Darba likums, 137. pants |
| Lituanie | Aucune durée légale | Darbo kodeksas, 120 str. |
Quatre pièges faciles à manquer
1. En France, l’année n’est pas ce qu’elle paraît
On lit souvent trois ans pour la France. Le délai de l’article D3171-16 pour les documents de décompte est d’un an. Les trois ans correspondent à autre chose : la prescription des actions en paiement du salaire et les conventions de forfait-jours. Conserver trois ans est prudent ; dire que la réglementation du décompte l’exige est inexact.
2. En Italie et en Pologne, le compteur démarre plus tard
En Italie, les cinq ans courent à compter de la dernière écriture ; en Pologne, les dix ans à compter de la fin de l’année civile où la relation de travail a pris fin. En pratique, les relevés d’une personne ayant beaucoup d’ancienneté doivent être conservés bien plus longtemps que ne le laisse penser le chiffre brut.
3. Le Portugal exige les pauses, l’Allemagne non
L’article 202 portugais impose que le relevé mentionne les heures de début et de fin et les pauses. En Allemagne, le MiLoG n’oblige pas à enregistrer les pauses : la pause de 30 minutes au-delà de six heures, et de 45 au-delà de neuf, vient de l’ArbZG, texte sur le repos et non sur l’enregistrement. La confusion est fréquente.
4. La Belgique n’oblige pas encore (mais bientôt)
Aujourd’hui, en Belgique, l’enregistrement n’est obligatoire que dans des cas précis, comme le temps partiel. L’obligation générale pour tous les employeurs entre en vigueur le 1er janvier 2027. Si vous y êtes implanté, c’est le moment de le préparer tranquillement plutôt que de courir en décembre.
Là où un relevé interne ne suffit pas
Dans certains pays, tenir un bon relevé interne ne vous met pas en règle, parce que l’obligation consiste à transmettre les données à un système de l’État. Mieux vaut le savoir avant de souscrire à un quelconque outil :
- Grèce. La loi 4808/2021 instaure la carte de travail numérique : le temps de travail doit être transmis en temps réel au système public ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Un relevé interne, aussi bon soit-il, ne remplace pas cette transmission. Puntual n’est pas vendu en Grèce, précisément pour cette raison.
- Italie. Le Libro Unico del Lavoro ne contient pas que des heures : il comprend la rémunération et la sécurité sociale, et il est habituellement tenu par le consulente del lavoro. Une application de pointage fournit les heures qui alimentent le LUL, pas le LUL lui-même.
- Espagne. Un décret en préparation prévoit que l’inspection du travail puisse consulter les relevés à distance. Il n’est pas publié au journal officiel et n’est donc pas exigible aujourd’hui ; mais si vous choisissez un outil maintenant, autant en prendre un qui va déjà dans ce sens.
Ce que cela signifie en pratique
L’obligation de conservation pèse sur l’employeur, pas sur l’éditeur du logiciel. Peu importe ce que promet un outil : s’il disparaît demain, c’est vous qui répondez devant l’inspection.