Arbeitszeiterfassung in der EU, Land für Land
Es gibt keine einheitliche europäische Zahl. Die Spanne reicht von einem Jahr in Frankreich bis zu zehn in Polen, und in manchen Ländern beginnt die Frist nicht einmal am selben Zeitpunkt. Wer Beschäftigte in mehr als einem Land hat, sollte das kennen.
Die Fristen, Land für Land
| Land | Aufbewahrung | Grundlage |
|---|---|---|
| Spanien | 4 Jahre Aufbewahrung | RD-ley 8/2019, art. 34.9 ET |
| Deutschland | 2 Jahre Aufbewahrung | MiLoG, § 17.2 |
| Frankreich | 1 Jahr Aufbewahrung | Code du travail, art. D3171-16 |
| Italien | 5 Jahre Aufbewahrung | Libro Unico del Lavoro |
| Portugal | 5 Jahre Aufbewahrung | Código do Trabalho, art. 202 |
| Polen | 10 Jahre Aufbewahrung | Kodeks pracy |
| Österreich | 1 Jahr Aufbewahrung | AZG, § 26 |
| Belgien | 5 Jahre Aufbewahrung | Individualkonto · allgemein ab 2027 |
| Dänemark | 5 Jahre Aufbewahrung | Arbejdstidsloven |
| Kroatien | 6 Jahre Aufbewahrung | Pravilnik NN 55/2024 |
| Finnland | 2 Jahre Aufbewahrung | Työaikalaki, § 32 |
| Niederlande | 1 Jahr Aufbewahrung | Arbeidstijdenbesluit, art. 3.2:1 |
| Schweden | 3 Jahre Aufbewahrung | Arbetstidslagen |
| Irland | 3 Jahre Aufbewahrung | Organisation of Working Time Act 1997, s. 25 |
| Slowenien | Dauerhafte Aufbewahrung | ZEPDSV, 19. člen |
| Tschechien | Keine gesetzliche Frist | Zákoník práce, § 96 |
| Slowakei | Keine gesetzliche Frist | Zákonník práce, § 99 |
| Ungarn | Keine gesetzliche Frist | Mt. 134. § |
| Luxemburg | Keine gesetzliche Frist | Code du travail, art. L. 211-29 |
| Rumänien | Keine gesetzliche Frist | Codul muncii, art. 119 |
| Estland | Keine gesetzliche Frist | Töölepingu seadus, § 28 |
| Lettland | Keine gesetzliche Frist | Darba likums, 137. pants |
| Litauen | Keine gesetzliche Frist | Darbo kodeksas, 120 str. |
Vier Fallen, die man leicht übersieht
1. In Frankreich ist das Jahr nicht das, was es scheint
Häufig liest man von drei Jahren für Frankreich. Die Frist des Art. D3171-16 für die Unterlagen zur Arbeitszeitzählung beträgt ein Jahr. Die drei Jahre gehören zu etwas anderem: der Verjährung von Lohnforderungen und den forfait-jours-Vereinbarungen. Drei Jahre aufzubewahren ist umsichtig; zu behaupten, die Aufzeichnungspflicht verlange es, ist unzutreffend.
2. In Italien und Polen läuft die Uhr später an
In Italien zählen die fünf Jahre ab der letzten Eintragung, in Polen die zehn ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. In der Praxis müssen die Aufzeichnungen langjähriger Beschäftigter deutlich länger aufbewahrt werden, als die nackte Zahl vermuten lässt.
3. Portugal verlangt die Pausen, Deutschland nicht
Der portugiesische Art. 202 verlangt, dass die Aufzeichnung Beginn und Ende und die Pausen enthält. In Deutschland verpflichtet das MiLoG nicht dazu, Pausen aufzuzeichnen: die Pause von 30 Minuten ab sechs Stunden und von 45 ab neun stammt aus dem ArbZG, einer Ruhezeit- und keiner Aufzeichnungsvorschrift. Das wird oft verwechselt.
4. Belgien verpflichtet noch nicht (aber bald)
Derzeit ist die Zeiterfassung in Belgien nur in bestimmten Fällen Pflicht, etwa bei Teilzeitarbeit. Die allgemeine Pflicht für alle Arbeitgeber gilt ab dem 1. Januar 2027. Wer dort tätig ist, sollte das jetzt in Ruhe vorbereiten, statt im Dezember zu hetzen.
Wo eine interne Aufzeichnung nicht genügt
In manchen Ländern bringt Sie eine gute eigene Aufzeichnung nicht auf die sichere Seite, weil die Pflicht darin besteht, die Daten an ein staatliches System zu übermitteln. Das sollte man wissen, bevor man irgendein Werkzeug einkauft:
- Griechenland. Das Gesetz 4808/2021 führt die digitale Arbeitskarte ein: die Arbeitszeit muss in Echtzeit an das staatliche System ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ übermittelt werden. Eine interne Aufzeichnung ersetzt diese Übermittlung nicht, so gut sie auch sein mag. Puntual wird in Griechenland nicht verkauft, genau deshalb.
- Italien. Das Libro Unico del Lavoro umfasst nicht nur Stunden: es enthält auch Entgelt und Sozialversicherung und wird üblicherweise vom consulente del lavoro geführt. Eine Zeiterfassungs-App liefert die Stunden, die in das LUL einfließen, nicht das LUL selbst.
- Spanien. Ein in Vorbereitung befindliches Dekret sieht vor, dass die Arbeitsaufsicht die Aufzeichnungen aus der Ferne einsehen kann. Es ist noch nicht im Amtsblatt veröffentlicht und daher nicht verbindlich; wer heute ein Werkzeug auswählt, wählt aber besser eines, das in diese Richtung geht.
Was das in der Praxis bedeutet
Die Aufbewahrungspflicht liegt beim Arbeitgeber, nicht beim Softwareanbieter. Egal was ein Werkzeug verspricht: verschwindet es morgen, haften Sie gegenüber der Aufsicht.