Urenregistratie in de EU, land voor land
Er is geen één Europees getal. Het loopt van één jaar in Frankrijk tot tien in Polen, en in sommige landen begint de termijn niet eens op hetzelfde moment. Heeft u mensen in meer dan één land, dan telt dit.
De termijnen, land voor land
| Land | Bewaartermijn | Grondslag |
|---|---|---|
| Spanje | 4 jaar bewaartermijn | RD-ley 8/2019, art. 34.9 ET |
| Duitsland | 2 jaar bewaartermijn | MiLoG, § 17.2 |
| Frankrijk | 1 jaar bewaartermijn | Code du travail, art. D3171-16 |
| Italië | 5 jaar bewaartermijn | Libro Unico del Lavoro |
| Portugal | 5 jaar bewaartermijn | Código do Trabalho, art. 202 |
| Polen | 10 jaar bewaartermijn | Kodeks pracy |
| Oostenrijk | 1 jaar bewaartermijn | AZG, § 26 |
| België | 5 jaar bewaartermijn | Individuele rekening · algemeen vanaf 2027 |
| Denemarken | 5 jaar bewaartermijn | Arbejdstidsloven |
| Kroatië | 6 jaar bewaartermijn | Pravilnik NN 55/2024 |
| Finland | 2 jaar bewaartermijn | Työaikalaki, § 32 |
| Nederland | 1 jaar bewaartermijn | Arbeidstijdenbesluit, art. 3.2:1 |
| Zweden | 3 jaar bewaartermijn | Arbetstidslagen |
| Ierland | 3 jaar bewaartermijn | Organisation of Working Time Act 1997, s. 25 |
| Slovenië | Permanente bewaring | ZEPDSV, 19. člen |
| Tsjechië | Geen wettelijke termijn | Zákoník práce, § 96 |
| Slowakije | Geen wettelijke termijn | Zákonník práce, § 99 |
| Hongarije | Geen wettelijke termijn | Mt. 134. § |
| Luxemburg | Geen wettelijke termijn | Code du travail, art. L. 211-29 |
| Roemenië | Geen wettelijke termijn | Codul muncii, art. 119 |
| Estland | Geen wettelijke termijn | Töölepingu seadus, § 28 |
| Letland | Geen wettelijke termijn | Darba likums, 137. pants |
| Litouwen | Geen wettelijke termijn | Darbo kodeksas, 120 str. |
Vier valkuilen die je makkelijk mist
1. In Frankrijk is het jaar niet wat het lijkt
Vaak leest u drie jaar voor Frankrijk. De termijn van art. D3171-16 voor de documenten van de urenberekening is één jaar. De drie jaar horen bij iets anders: de verjaring van loonvorderingen en de forfait-jours-afspraken. Drie jaar bewaren is verstandig; zeggen dat de registratieregel het eist, klopt niet.
2. In Italië en Polen begint de klok later te lopen
In Italië lopen de vijf jaar vanaf de laatste boeking, in Polen de tien vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde. In de praktijk moeten de gegevens van iemand met veel dienstjaren flink langer bewaard blijven dan het losse getal doet vermoeden.
3. Portugal eist de pauzes, Duitsland niet
Het Portugese art. 202 vereist dat de registratie begin- en eindtijden en de pauzes bevat. In Duitsland verplicht het MiLoG niet tot het registreren van pauzes: de pauze van 30 minuten vanaf zes uur, en 45 vanaf negen, komt uit het ArbZG, een rusttijdenregel en geen registratieregel. Die twee worden vaak verward.
4. België verplicht nog niet (maar het scheelt weinig)
Vandaag is urenregistratie in België alleen verplicht in specifieke gevallen, zoals deeltijdwerk. De algemene verplichting voor alle werkgevers gaat in op 1 januari 2027. Bent u daar actief, dan is dit het moment om het rustig voor te bereiden in plaats van in december te hollen.
Waar een eigen registratie niet volstaat
Er zijn landen waar een goede eigen registratie u niet in orde brengt, omdat de verplichting is om de gegevens aan een systeem van de overheid door te geven. Goed om te weten voordat u welk hulpmiddel dan ook aanschaft:
- Griekenland. Wet 4808/2021 voert de digitale arbeidskaart in: de arbeidstijd moet in realtime naar het staatssysteem ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ worden gestuurd. Een interne registratie vervangt die doorgifte niet, hoe goed ze ook is. Puntual wordt niet in Griekenland verkocht, precies daarom.
- Italië. Het Libro Unico del Lavoro gaat niet alleen over uren: het bevat ook beloning en sociale zekerheid, en wordt meestal bijgehouden door de consulente del lavoro. Een klok-app levert de uren die het LUL voeden, niet het LUL zelf.
- Spanje. Een decreet in voorbereiding voorziet dat de arbeidsinspectie de registraties op afstand kan inzien. Het is nog niet in het staatsblad gepubliceerd en dus vandaag niet afdwingbaar; maar kiest u nu een hulpmiddel, dan liefst een dat die kant al op gaat.
Wat dit in de praktijk betekent
De bewaarplicht ligt bij de werkgever, niet bij de softwareleverancier. Wat een hulpmiddel ook belooft: verdwijnt het morgen, dan bent u degene die zich bij de inspectie moet verantwoorden.