Työajan kirjaaminen EU:ssa, maa maalta
Yhtä eurooppalaista lukua ei ole. Haarukka kulkee vuodesta Ranskassa kymmeneen Puolassa, eikä määräaika edes ala kaikissa maissa samasta hetkestä. Jos sinulla on työntekijöitä useammassa maassa, tällä on merkitystä.
Määräajat maittain
| Maa | Säilytys | Peruste |
|---|---|---|
| Espanja | 4 vuoden säilytys | RD-ley 8/2019, art. 34.9 ET |
| Saksa | 2 vuoden säilytys | MiLoG, § 17.2 |
| Ranska | 1 vuoden säilytys | Code du travail, art. D3171-16 |
| Italia | 5 vuoden säilytys | Libro Unico del Lavoro |
| Portugali | 5 vuoden säilytys | Código do Trabalho, art. 202 |
| Puola | 10 vuoden säilytys | Kodeks pracy |
| Itävalta | 1 vuoden säilytys | AZG, § 26 |
| Belgia | 5 vuoden säilytys | Henkilökohtainen tili · yleisesti vuodesta 2027 |
| Tanska | 5 vuoden säilytys | Arbejdstidsloven |
| Kroatia | 6 vuoden säilytys | Pravilnik NN 55/2024 |
| Suomi | 2 vuoden säilytys | Työaikalaki, § 32 |
| Alankomaat | 1 vuoden säilytys | Arbeidstijdenbesluit, art. 3.2:1 |
| Ruotsi | 3 vuoden säilytys | Arbetstidslagen |
| Irlanti | 3 vuoden säilytys | Organisation of Working Time Act 1997, s. 25 |
| Slovenia | Pysyvä säilytys | ZEPDSV, 19. člen |
| Tšekki | Ei lakisääteistä aikaa | Zákoník práce, § 96 |
| Slovakia | Ei lakisääteistä aikaa | Zákonník práce, § 99 |
| Unkari | Ei lakisääteistä aikaa | Mt. 134. § |
| Luxemburg | Ei lakisääteistä aikaa | Code du travail, art. L. 211-29 |
| Romania | Ei lakisääteistä aikaa | Codul muncii, art. 119 |
| Viro | Ei lakisääteistä aikaa | Töölepingu seadus, § 28 |
| Latvia | Ei lakisääteistä aikaa | Darba likums, 137. pants |
| Liettua | Ei lakisääteistä aikaa | Darbo kodeksas, 120 str. |
Neljä helposti ohitettavaa sudenkuoppaa
1. Ranskassa vuosi ei ole sitä miltä näyttää
Ranskan kohdalla toistetaan usein kolmen vuoden lukua. Artiklan D3171-16 määräaika työajan laskenta-asiakirjoille on yksi vuosi. Kolme vuotta liittyy muuhun: palkkasaatavien vanhentumiseen ja forfait-jours-sopimuksiin. Kolmen vuoden säilyttäminen on harkittua; väite, että kirjaamissäännös sitä vaatii, ei pidä paikkaansa.
2. Italiassa ja Puolassa kello käynnistyy myöhemmin
Italiassa viisi vuotta lasketaan viimeisestä merkinnästä ja Puolassa kymmenen sen kalenterivuoden päättymisestä, jona työsuhde päättyi. Käytännössä pitkään talossa olleen henkilön tiedot on säilytettävä huomattavasti kauemmin kuin irrallinen luku antaa ymmärtää.
3. Portugali vaatii tauot, Saksa ei
Portugalin 202 artikla edellyttää, että kirjaus sisältää alkamis- ja päättymisajat sekä tauot. Saksassa MiLoG ei velvoita kirjaamaan taukoja: 30 minuutin tauko yli kuuden tunnin ja 45 minuutin yli yhdeksän tunnin työpäivässä tulee ArbZG:stä, joka on lepoaikaa eikä kirjaamista koskeva säädös. Nämä menevät usein sekaisin.
4. Belgia ei vielä velvoita (mutta pian)
Tällä hetkellä työajan kirjaaminen on Belgiassa pakollista vain tietyissä tilanteissa, kuten osa-aikatyössä. Yleinen velvoite kaikille työnantajille tulee voimaan 1. tammikuuta 2027. Jos toimit siellä, nyt on aika valmistautua rauhassa sen sijaan, että juoksisi joulukuussa.
Missä oma kirjanpito ei riitä
On maita, joissa hyvä oma kirjanpito ei riitä, koska velvoite on toimittaa tiedot valtion järjestelmään. Tämä kannattaa tietää ennen minkään työkalun hankintaa:
- Kreikka. Laki 4808/2021 ottaa käyttöön digitaalisen työkortin: työaika on välitettävä reaaliajassa valtion ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ -järjestelmään. Sisäinen kirjanpito ei korvaa tuota välitystä, olipa se kuinka hyvä tahansa. Puntualia ei myydä Kreikassa juuri tästä syystä.
- Italia. Libro Unico del Lavoro ei koske vain tunteja: se sisältää palkat ja sosiaaliturvan, ja sitä hoitaa yleensä consulente del lavoro. Leimaussovellus tuottaa tunnit, jotka syöttävät LUL:ia, ei itse LUL:ia.
- Espanja. Valmisteilla oleva asetus mahdollistaisi sen, että työsuojeluviranomainen voi tarkastella kirjauksia etänä. Sitä ei ole julkaistu virallisessa lehdessä, joten se ei tänään velvoita; mutta jos valitset työkalua nyt, valitse mieluummin sellainen, joka jo kulkee siihen suuntaan.
Mitä tämä käytännössä tarkoittaa
Säilytysvelvollisuus on työnantajalla, ei ohjelmiston toimittajalla. Sillä ei ole väliä mitä työkalu lupaa: jos se katoaa huomenna, viranomaiselle vastaat sinä.